Eigenschap 3: Belangrijke zaken eerst

Noem één ding dat je kan doen (en nu niet doet) dat een enorm positief effect op je leven heeft als je het wel regelmatig zou doen. Denk aan dingen zowel in je privé als werk omgeving.

Covey begint het hoofdstuk over deze derde eigenschap met bovenstaande vraag, die handig is om voor jezelf even te beantwoorden voordat je verder leest. Voor mij zou dit zijn: me meer focussen op wat er echt toe doet, in plaats van 1001 dingen die er voor mij minder toe doen en me daar dan ook nog eens druk over maken.

Het is vast herkenbaar dat je je soms als een robot van project naar project beweegt, van afspraak naar afspraak of van het ene leuke uitje naar het andere. Sommige projecten, afspraken of uitjes zullen belangrijker zijn dan anderen. Belangrijke zaken eerst gaat over een combinatie van de eerste twee eigenschappen: de uitvoering, je eigen manager zijn. Veel mensen denken dat het vooral een kwestie van discipline is, maar effectief management van jezelf gaat vooral om het herkennen van belangrijke zaken, en die altijd prioriteit geven. De discipline die hiervoor nodig is, komt uit jezelf want door belangrijke zaken te herkennen en deze te volgen, volg je je eigen doelen en missie (eigenschap 2). Uit onderzoeken is gebleken dat succesvolle mensen een kenmerk gemeen hebben: niet geluk, hard werken of relaties, maar de doorslaggevende factor was: met het belangrijkste beginnen.

Time management
Om met belangrijke zaken eerst te starten moet je nee leren zeggen tegen andere dingen. Tijdmanagement komt om de hoek kijken en vaak wordt er meteen gedacht aan lijstjes of agenda’s. Als iemand met een ‘natuurlijke werkflow’ word ik nooit heel vrolijk van urenplanningen, agenda’s die bomvol gepland zitten, uitjes die heel ver vooruit gepland zijn etc. Covey geeft in mij met deze eigenschap meer inzicht: het begrip tijdmanagement deugt niet; het gaat niet om het organiseren van tijd, maar om de organisatie van onszelf. 

Om voor belangrijke zaken eerst te gaan is het volgens Covey zaak om te bewaken dat je je leven meer inricht op basis van kwadrant II (afbeelding hierboven). Hiervoor moet je bij een aantal criteria stil staan om op een nieuwe manier je tijd in te delen:

• Samenhang (de harmonie tussen je visie, missie, rollen, prioriteiten en discipline);
• Evenwicht (compenseren voor het één op een ander aspect van je leven werkt op de lange duur niet, evenwicht is cruciaal);
• Focus ( je hebt een instrument nodig die je stimuleert om tijd en energie te steken in kwadrant II: je moet geen prioriteit aanbrengen in wat op je schema staat, je moet prioriteiten op je schema zetten);
• Menselijke factor (naast een schema heb je een centrum van principes nodig in termen van effectiviteit: soms vereist het leven dat schema’s ondergeschikt moeten worden gemaakt aan mensen. Hier moet je geen schuldgevoel van krijgen);
• Flexibiliteit (instrument moet jou dienen, niet omgekeerd);
• Draagbaarheid (je wilt je instrument mee kunnen nemen; de waarde van iets nieuws, wil je af kunnen zetten tegen datgene wat je al gepland hebt).

Kriebels
Dan gaat Covey verder met het maken van een schema voor je tijd. Daar krijg ik snel kriebels van, want mijn eerste gedachte is ‘weg spontaniteit’. Maar niks is minder waar als je dit eens probeert. Het begint met een indeling maken voor een week. Dan is het nodig om een aantal stappen te zetten:

1. Rollen definiëren – wat is je rol als individu, rol in je gezin, rol in je werk, als vrijwilliger, als vriend of vriendin etc. Door deze rollen op te schrijven voor de komende zeven dagen weet je wat je rollen zijn.
2. Doelen kiezen – twee of drie belangrijke resultaten die je komende zeven dagen wilt bereiken.
3. Schematiseren – voor elke rol opschrijven wat je doelen zijn, en ze in gaan delen voor een week.
4. Dagelijkse aanpassing – prioriteiten aanpassen, omgaan met onverwachte gebeurtenissen.

Deze theorie van tijd indelen is eigenlijk een beschrijving van het belang van het vervullen van persoonlijke rollen, vanuit menselijk perspectief. Covey ziet dat wanneer je mensen zelfstandig maakt en een gelegenheid geeft om aan behoeftes te voldoen, je ze verder helpt en ze vervulling krijgen in wat ze doen, in plaats van een soort robot te zijn of continu van brandje naar brandje te gaan (kwadrant I).

“Wat er het minst toe doet, mag nooit ten koste gaan van wat er het meest toe doet.” – Goethe.

De sleutel
De sleutel dus, voor effectief management van jezelf, is niet discipline, het maken van lijstjes of een agenda van minuut tot minuut plannen, maar het kwadrant II paradigma: jezelf in staat stellen om op belangrijke zaken te letten in plaats van op dringende zaken. Zaken die er toe doen voor jouw doelen en die aansluiten op jouw persoonlijke missie. Jason Silva poste recent nog een fantastisch inspirerend filmpje over dat het leven niet om overwinnen gaat, maar over het spelen van het spel. De moeite waard om te kijken en het helpt om je op belangrijke dingen te focussen:

“A finite game is played for the purpose of winning, an infinite game for the purpose of continuing the play.” – Kevin Kelly

Ernaar leven
Door deze derde eigenschap eigen te maken, houd je je agenda in je eigen cirkel van invloed. Je deelt je tijd in volgens je missie (eigenschap 2) en volgens jouw paradigma (eigenschap 1). Door zo deze eerste drie eigenschappen te combineren creëer je onafhankelijkheid. Eigenschap 1 zegt dat jij de programmeur bent, eigenschap 2 helpt je met het schrijven van je programma eigenschap drie zegt: start het programma – leef ernaar!

De volgende eigenschappen gaan over hoe je, nu je steeds beter je eigen persoonlijk leider bent geworden, beter kan interacteren met je omgeving en kan streven naar wederzijdse afhankelijkheid. Daarover later meer.

Terugdenkend aan mijn eigen antwoord op de vraag bovenaan…
Het helpt het enorm om de belangrijke zaken op papier te zetten en je doelen meer voor ogen te houden. De kriebels die ik altijd krijg wanneer mijn agenda overvol zit, worden minder als ik bewust bezig ben met deze eigenschap. Het lukt nog niet altijd om me deze eigenschap helemaal eigen te maken en zit ik ook soms in kwadrant I of ben ik toch bezig met minder belangrijke zaken of maak me toch druk over dingen die misschien niet goed gaan. Maar joh, het leven is een reis zoals in mijn missie staat en vaker denken dat je iets gewoon wel kan of wel goed komt helpt ook nog wel eens ;-).